บทนำ อบรม หลักสูตร Why Why Analysis
หลักสูตร Why Why Analysis หรือ 5 Whys เทคนิคนี้ได้รับการพัฒนาโดย ซากิจิ โทโยดะ Sakichi Toyoda และถูกนำมาใช้ภายใน Toyota Motor Corporation ในช่วงวิวัฒนาการของวิธีการผลิต เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของ การฝึกอบรม การแก้ปัญหา ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการชักนำเข้าสู่ ระบบการผลิตแบบโตโย ต้า สถาปนิกของระบบการผลิตโตโยต้า ไทอิจิ โอโนะ Taiichi Ohno ผู้ที่ได้รับขนานนามว่า บิดาแห่งการ ลีน (lean) เจ้าของแนวคิด Toyota Production System อธิบายวิธีการ 5 เหตุผลว่าเป็น “พื้นฐานของวิธีการทางวิทยาศาสตร์ของโตโยต้า โดยถามซ้ำว่าทำไม 5 ครั้ง วิธีการนี้อธิบายไว้ในหนังสือ Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production จะทำให้ทราบสาเหตุที่เป็นต้นตอที่แท้จริงของปัญหาได้
หลักสูตร 5 Whys เกี่ยวข้องกับการจัดการประชุมทันทีหลังเกิดปัญหาเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ ปัญหาเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้: ข้อผิดพลาดในการพัฒนา การหยุดทำงานของไซต์ ความล้มเหลวของโปรแกรมการตลาด หรือแม้กระทั่งการพลาดกำหนดการภายใน เมื่อใดก็ตามที่เกิดสิ่งที่ไม่คาดฝัน เราสามารถวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงได้
หลักสูตร Why Why Analysis เป็นเทคนิคการวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นต้นเหตุให้เกิดปรากฏการอย่างเป็นระบบ มีขั้นมีตอน ไม่เกิดการตกหล่น ซึ่ง “ไม่ใช่การคิดแบบคาดเดา ,นั่งเทียน หรือ เหวี่ยงแห่” โดยหลักการวิเคราะห์ “ทำไม”
ขั้นตอนที่ 1 ยึดกุมข้อเท็จจริงของปัญหาและทำให้ปรากฏการณ์มีความกระชับ
5W2H เครื่องมือทบทวนทำให้ปัญหาชัดเจน
What พบปัญหาอะไร
Where เกิดขึ้นที่ไหน กระบวนการไหน เครื่องไหน ตำแหน่งไหน
When เกิดขึ้นเมื่อไหร่ วันไหน เวลาไหน
Who ใครเป็นคนพบ
Why ทำไมถึงบอกว่าเป็นปัญหา เทียบกับมาตรฐานจุดไหน
How แล้วพบได้อย่างไร วิธีการวัด สุ่มวัด หรือ เช็ค100
How Much พบจำนวนเท่าไหร่ จากทั้งหมดเท่าไหร่
ขั้นตอนที่ 2 ทำความเข้าใจกับระบบ (โครงสร้าง) ของเครื่องจักร หรือ หน้าที่งาน และบทบาท (การทำหน้าที่) ของสิ่งที่จะทำการวิเคราะห์ โดยเชิงกายภาพหรือเชิงระบบ
ขั้นตอนที่ 3 บ่งชี้ข้อกำหนดที่ถูกต้องโดยอาศัยหลักการ
1. มองจากสภาพที่ควรจะเป็น
ใช้ในลักษณะ : ที่ผู้วิเคราะห์ทราบเพียงแค่ข้อแม้ที่ควรจะเป็นไม่สามารถกำหนดลักษณะแบบเฉพาะได้ เช่น ความร้อนต้องพอดี , ความเร็วต้องหมาะสม เป็นต้น
2. มองจากหลักเกณฑ์หรือทฤษฏี
ใช้ในลักษณะ : ที่ผู้วิเคราะห์ทราบข้อแม้แบบชัดเจน ซึ่งแหล่งที่มาของข้อมูลอาจจะมาจากเอกสารเช่น CP , WI ที่จะบอกเกณฑ์ เช่น ความร้อน150±10องศา , ความเร็ว 76±5รอบ เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปรากฏการณ์ก่อนหน้า
ขั้นตอนที่ 5 ยืนยันการเกิดของสาเหตุต้องสงสัยและพิสูจน์ความสัมพันธ์กับปรากฏการณ์ก่อนหน้า
ก่อนการวิเคราะห์ Why ถัดไป ต้องดำเนินการตรวจสอบ สาเหตุต้องสงสัย
– สิ่งนั้นเกิดขึ้นจริงไหม
– สิ่งที่เกิดจริงนั้นมีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกับปรากฏการณ์ไหม อาจอาศัยเช่น การทดลอง การวิเคราะห์ทางสถิติ
หมายเหตุ
ถ้าไม่เกิดขึ้นจริง ให้แสดงเครื่องหมาย Batsu (バツ) “X” คือ ไม่ถูกต้อง โดยไม่ต้องไปพิสูจน์ความสัมพันธ์
ถ้าเกิดขึ้นจริง แต่ไปพิสูจน์ความสัมพันธ์ พบว่าไม่เกี่ยวข้องกันกับปรากฏการณ์ก่อนหน้า ให้แสดงเครื่องหมาย Batsu (バツ) “X” คือ ไม่ถูกต้อง
ถ้าเกิดขึ้นจริง และพิสูจน์ความสัมพันธ์ พบว่าเกี่ยวข้องกันกับปรากฏการณ์ก่อนหน้า ให้แสดงเครื่องหมาย Maru (丸) “ O ” คือ ถูกต้องแล้ว ( ต้องวิเคราะห์หารางเหง้าต่อ )
5W Images
ข้อแนะนำในการวิเคราะห์
– อย่าตั้งเป้าหมายของสาเหตุ
( เช่น สีเพี้ยน ผมรู้ว่าสาเหตุเกิดจากสัดส่วนผสมไม่ถูกต้อง ก็เขียนแสดงผล Why Why ให้ไปจบตรงนั้นสิ)
– อย่าคิดล่วงหน้า
( เช่น ถ้ามาเจอสาเหตุที่จัดการได้ยาก จะทำยังไงดี )
– ให้สนใจแค่ปรากฏการณ์ที่วิเคราะห์พอและยึดกุมทำความเข้าใจมันให้ชัดเจน
( เช่น เป็นครีบ ขูดขีด อาการแตกต่างสาเหตุแตกต่าง)
– จำนวนข้อความไม่ได้บ่งชี้ถึงคุณภาพของการวิเคราะห์
( เช่น ต้องระบุสาเหตุให้ได้มากสุดถึงดีทั้งที่เกี่ยวหรือไม่เกี่ยวค่อยไปกรองกันทีหลัง)
– ไม่จำเป็นต้องไปถึง 5
( วิเคราะห์จนพบสาเหตุที่สามารถพอกำหนดวิธีการจัดการได้ ถ้าไม่หายค่อย เพิ่มเติมอีกที)
การบริหารโดยข้อเท็จจริง (Management By Fact)
หลักการ 5 GEN มีความสำคัญอย่างยิ่งในการแก้ปัญหาทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเล็กๆ น้อยๆ จนกระทั่งปัญหาใหญ่ๆ โดยการบริหารข้อเท็จจริง เป็นพื้นฐานในการสังเกตการณ์ สภาพปัญหา และวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อหาสาเหตุรากเหง้าของปัญหา ซึ่งจะทำให้การแก้ปัญหาได้ถูกต้อง ตรงจุด เกาได้ถูกที่คัน การจะได้ซึ่งข้อเท็จจริง จะไม่ใช่แค่ดูรายงาน ดูข้อมูล แต่จะต้องลงไปดู ฟัง สัมผัส กับพื้นที่จริงหรือลองทำจริงๆ ดูของจริง สถานการณ์จริงในการปฏิบัติ
วัตถุประสงค์
1.เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเข้าใจหลักความสำคัญและความจำเป็นของการวิเคราะห์ปัญหาเพื่อค้นหาสาเหตุด้วย Why Why Analysis
2. เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเข้าใจวิธีการและมีทักษะในการวิเคราะห์สาเหตุโดย Why Why Analysis และหลักการ 5 GEN
กลุ่มเป้าหมาย : ผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน และผู้ที่สนใจ
จำนวนผู้เข้าอบรม : 30 คน/รุ่น
กำหนดการอบรม 1 วัน 09.00-16.30
หัวข้อสัมมนา หลักสูตร Why Why Analysis
บทนำ
– ปัญหาและประเภทสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา
– กระบวนการแก้ไขปัญหาต่างๆ
– หลักการ 5 Gen สำหรับวิเคราะห์ปัญหา
Why Why Analysis
– แนวคิดการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาของ Why Why Analysis
– ขั้นตอนการวิเคราะห์ Why Why Analysis
– 1. ยึดกุมข้อเท็จจริงของปัญหาและทำให้ปรากฏการณ์มีความกระชับ
– Work Shop การทบทวนปัญหาให้ชัดเจน
– 2.ทำความเข้าใจกับระบบ (โครงสร้าง) ของเครื่องจักร หรือ หน้าที่งาน และบทบาท (การทำหน้าที่) ของสิ่งที่จะทำการวิเคราะห์ โดยเชิงกายภาพหรือเชิงระบบ
– 3. บ่งชี้ข้อกำหนดที่ถูกต้องโดยอาศัยหลักการ
o จากสภาพที่ควรจะเป็น
o จากหลักการและกฎเกณฑ์
Work Shop การทำความเข้าใจระบบและบ่งชี้สภาพที่ถูกต้อง
– 4 ค้นหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปรากฏการณ์ก่อนหน้า
o โดย ถามว่า แล้ว “ทำไม” ถึงเกิดปรากฏการณ์นั้นขึ้น
o บ่งชี้สาเหตุที่น่าจะเกี่ยวข้องกับปรากฏการณ์และทวนสอบผลการวิเคราะห์โดยใช้คำว่า “ทำให้” ย้อนกลับ
– Work Shop การวิเคราะห์ Why Why Analysis
– 5. ยืนยันการเกิดของสาเหตุต้องสงสัยและพิสูจน์ความสัมพันธ์กับปรากฏการณ์ก่อนหน้า
– 6. เสนอมาตรการจัดการและแผนการดำเนินงาน
– Work Shop กำหนดมาตรการแก้ไข (นำเสนอผลการวิเคราะห์และอภิปราย)
– Q&A
รูปแบบการ อบรม Why Why Analysis
– บรรยาย 30% Workshop 70%
– ใช้หลักการระดมสมองร่วมทำกิจกรรมกลุ่มวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา